Digitalisasi Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Website pada Dinas Perhubungan Flores Timur

Maria Beliti Hewen; Gerbrand Kramer Solti Tukan; Sania Uba Lein

doi:10.55681/swarna.v5i10.4908

Authors

Maria Beliti Hewen Institut Keguruan dan Teknologi Larantuka
Gerbrand Kramer Solti Tukan Institut Keguruan dan Teknologi Larantuka
Sania Uba Lein Institut Keguruan dan Teknologi Larantuka

DOI:

https://doi.org/10.55681/swarna.v5i10.4908

Keywords:

Dinas Perhubungan, Digitalisasi, Arsip, Efektif, Efisien

Abstract

Tata kelola pengarsipan surat di instansi pemerintahan seringkali terjadi kendala karena sistem pengarsipan manual berupa fisik surat berpotensi terjadinya kerusakan, kehilangan dokumen, penyimpanan tidak teratur, dan pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama. Tujuan pelaksanaan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat untuk menerapkan digitalisasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis website pada Dinas Perhubungan Flores Timur (Dishub). Kegiatan ini menggunakan metode partisipatif, aplikatif, dan berbasis studi kasus. Pendekatan ini dipilih guna memahami secara mendalam kondisi nyata kebutuhan mitra. Pelaksanaannya bertahap meliputi identifkasi kebutuhan, perancangan solusi, pelatihan dan pendampingan, serta evaluasi dan penyerahan aplikasi kepada pihak instansi. Aplikasi ini dilengkapi mekanisme autentikasi login pengguna untuk pembatasan akses, fitur Quick search dengan memasukan alamat surat, menu input data surat masuk dan surat keluar, disposisi, laporan filter periode arsip, serta penyimpanan berkas fisik dalam format pdf. Berdasarkan hasil kuesioner penilaian SUS dari ke 7 peserta dengan rata-rata skor mecapai 76,14% termasuk kategori Good, artinya aplikasi e-Arsip diterima pengguna dan diintegrasikan dalam lingkungan kerja instansi. Hasil dari kegiatan ini mendukung keberlanjutan pengelolaan arsip surat secara digital agar lebih efektif dan efisien, terstruktur dan menjaga keamanan dokumen instansi berkelanjutan.

Downloads

Download data is not yet available.

References

Ibrohim., "Transformasi Digital dalam Tata Kelola Pemerintahan Indonesia: Evaluasi Konseptual terhadap Penerapan E-Governmentdan Smart Governance," JURNAL ASPIRASI, vol. 16 No. 1, no. DOI: 10.31943/aspirasi.v16i1.152, pp. 26-39, 2016.

Laudon., Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 16th ed., Boston, MA, USA: Pearson Education, 2020.

Saputro, "Pengkajian Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kecamatan Benda," ADI Pengabdian kepada Masyarakat, vol. 4(2), no. https://doi.org/10.34306/adimas.v4i2.1076, pp. 8-13, 2024.

Meiryanti, "The Inizational Performancempact of Information System," Inteific & Technology Researchntrnational Journal of Scie, Vols. 8, no. 11, pp. 187-192, 2019.

Erinaldi, M "Transformasi Digital dalam Administrasi Publik: Studi Komparatif di Indonesia dan Korea Selatan.," Studi Administrasi Publik dan Ilmu Komunikasi, pp. 10-27, 2026.

Asa,R "Manajemen Informasi Adminitrasi dan Kearsipan Menggunkan Aplikasi SRIKANDI dalam Pelayanan Publik di SETJEN DPR RI," Kajian Adminitrasi Publik dan Ilmu Komunikasi, vol. 1(4), pp. 25-39, 2024.

Dako, M "Optimalisasi Penggunaan Aplikasi Pengelolaan Surat Untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja Aparat di Desa Tunggulo," Empiris: Jurnal Pengabdian Pada Masyarakt, vol. 2(2), no. https://doi.org/10.59713/ejppm.v2i2.1104, pp. 78-85, 2024.

Yusman, "Transformasi Adminitrasi di Era Digital," Serasi Media Teknologi, 2024.

Naja, "Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Digital Pada Kantor Dinas Pertanian Provinsi Aceh Berbasis Web.," Juurnal Sistem Komputer (SISKOM), vol. 4(2), no. https://doi.org/10.35870/siskom.v4i2.813, pp. 60-71, 2024.

Harefa, "Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Sekretariat Daerah Kabupaten Nias," Tuhemori: Jurnal Ilmiah Multidisiplin, vol. 2(4), no. https://doi.org/10.62138/tuhenori.v2i4.87, pp. 292-304, 2024.

Fu'addah, "Pengelolaan Arsip Dalam Menunjang Layanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Madrasah Aliyah Negeri," Mumaddahomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, vol. 3(1), no. https://doi.org/10.31538/munaddhomah.v3i1.113, pp. 57-69, 2022.

Rahmansyah & Nopriani, "Perancangan user interface sistem e-arsip menggunakan metode human centered design pada Komplek Pergudangan Perusahaan Umum Bulog Palembang.," Prosiding Seminar Nasional Sains dan Teknologi "SainTek", vol. 2(1), pp. 555-569, 2025.

Annur, "Pelaksanaan Pengarsipan Srat Masuk dan Surat Keluar di SMP Negeri 55 Palembang," Innovative: Jurnal of Social Science Research, vol. 4(1), pp. 9340-9353, 2024.

Supriadi, "Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Wisata Alam di Kota Pandeglang, Provinsi Banten Berbasis Web Dengan Metode Waterfall Menggunakan PHP dan MYSQL.," Jurnal Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, vol. 2(1), no. https://doi.org/10.35870/jikti.v2i1.1342, pp. 22-32, 2025.

Anisah, "Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital.," Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan Komputer)., vol. 10(3), no. https://doi.org/10.32736/sisfokom.v10i3.1300, pp. 419-425, 2021.

Manati Ndaraha, "Digitalisasi Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web pada DISKOMINFO Kota Medan," JIPITI: Jurnal Pengabdian kepada Masyarakat, pp. 52-56, 2026.

Permana, "Analisis Penilaian Kinerja Dosen Menggunakan Metode Balance Scorecard (Studi Kasus STT Sangkakala)," Jurnal Riset Ekonomi dan Bisnis, vol. 13(2), no. https://doi.org/10.26623/jreb.v13i2.2437, pp. 89-99, 2020.

Nafisah, "Pengembangan Aplikasi Manajemen Arsip Berbasis Web di Kantor Desa Cihaurbeuti.," Jurnal Informatika dan Teknik Elektro Terapan, vol. 13(2), no. https://doi.org/10.23960/jitet.v13i2.6412, 2025.

I. &. T. Nurmin, "Tata Kelola Arsip Dinamis di Kantor Camat Bulawa Kabupaten Bone Bolango.," Kybermology: Jurnal Ilmu Pemerintahan dan Administrasi Publik., vol. 2(2), no. https://doi.org/10.71128/kybernology.v2i2.133, pp. 256-273, 2024.

Diah Novita Sari, "Evaluasi Usability Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Di Kelurahan Talang Keramat Menggunakan Metode System Usability Scale (SUS)," Jurnal Teknologi dan Sistem Tertanam (JTSI), vol. 07, pp. 30-40, 2026.

L. Sukron Fikri, "Implementasi Metode Five Planes Dalama Perancangan Ulang User Interface Web Akademik Universitas Naratama.," JIKB-Jurnal Ilmu Komputer dan Bisnis, vol. XV, pp. 146-155, 2024.

R. S. A. Abdal, "Implementasi Kebijakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dalam Mendukung Transformasi Digital Pelayanan Publik di Indonesia.," Indonesian Journal of Multidisciplinary on Social and Technology, vol. 4, pp. 2571-2579, 2026.

Erwin Mardinata, "Transformasi Digital Desa Melalui Sistem Informasi Desa (SID): Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik dan Kesejahteraan Masyarakat.," Parta: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat., vol. 4(1), no. https://doi.org/10.38043/parta.v4i1.4402, pp. 73-81, 2023.